Reisekostenabrechnung


Begriff

Befindet sich ein Arbeitnehmer auf einer vom Arbeitgeber veranlassten Reise, so fallen ihm dabei natürlich Kosten für seine Verpflegung oder Unterkunft an. Diese Kosten, die er dabei im Interesse seines Arbeitgebers aufwendet, kann er von diesem ersetzt bekommen. Voraussetzung ist also, dass es sich um eine betrieblich veranlasste Reise handelt.

Einen gesetzlichen Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten hat der Arbeitnehmer nicht. Sollte eine entsprechende Vereinbarung bezüglich der Übernahme von Ausgaben mit dem Arbeitgeber nicht vorliegen, so können aufgewendete Reisekosten als Werbekosten im Rahmen der Einkommenssteuererklärung vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden. Ansonsten erfolgt eine Erstattung der Kosten im Allgemeinen über die Lohnabrechnung.

Welche Kosten können erstattet werden?

  • Fahrtkosten: Erstattet werden die tatsächlich angefallenen Fahrkosten bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder die Kosten für einen Mietwagen. Verwendet der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug, so bekommt er eine Pauschale für die zurückgelegte Fahrtstrecke in Höhe von 0,30 Euro pro Kilometer, sowie angefallene Fahrtnebenkosten für Maut oder Parkgebühren.
  • Übernachtungskosten für Übernachtungen im Hotel
  • Verpflegungsmehraufwand: Die Abrechnung der Kosten für die Verpflegung geschieht mittels einer Pauschale pro Tag.
  • Reisenebenkosten: Außerdem werden angefallene Reisenebenkosten wie beispielsweise Trinkgelder, Telefonkosten oder Eintrittsgelder erstattet.

Besonderheiten bei der Verpflegungspauschale

Durch die Reisekostenreform traten 2014 neue Richtlinien für die Verpflegungspauschale in Kraft. Danach richtet sich die Verpflegungspauschale, die der Arbeitnehmer erhält, nach der Dauer seiner Abwesenheit sowie nach Ab- und Anreisetag:

  • Beträgt die Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner gewöhnlichen Tätigkeitsstätte mehrere Tage, so erhält er eine Verpflegungspauschale von 24 Euro pro Kalendertag.
  • Für den An- und Abreisetag beträgt die Verpflegungspauschale zwölf Euro.
  • Beträgt die Abwesenheit keinen ganzen Kalendertag, jedoch mehr als acht Stunden, beträgt die Verpflegungspauschale zwölf Euro.

Sind die Mahlzeiten allerdings bereits im Übernachtungspreis enthalten oder werden diese vom Arbeitgeber gestellt, so wird die Höhe der täglichen Verpflegungspauschale darum gekürzt. Ist bereits das Frühstück enthalten beträgt die Kürzung 20 %, bei Mittag- oder Abendessen sogar 40%.

Steuerrechtliche Einordnung

Seit 2014 erfolgt die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber gemäß § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei.

Hierbei zu beachten ist die so genannte Drei-Monatsregel: Die lohnsteuerfreie Gewährung ist auf drei Monate begrenzt. Danach muss eine Unterbrechung der Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte von mindestens vier Wochen erfolgen.

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Einzelnachweise/ Zitate/ Quellen

  • Müller-Glöge, Münchener Kommentar zum BGB, 7. Auflage 2016.
  • Heussen/Hamm, Beck’sches Rechtsanwalts-Handbuch, 11. Auflage 2016.

Weblinks

Anna Rosón Eichelmann

Anna ist Rechtsanwältin mit dem Schwerpunkt Arbeitsrecht. Seit 2011 befasst sie sich intensiv mit dem Arbeitsrecht, insbesondere im Bereich des Gastgewerbes und hat den Fachanwaltslehrgang im Arbeitsrecht an der Hagen Law School absolviert. Zu ihren Praxisstationen zählen der Lehrstuhl für Arbeitsrecht bei Prof. Dr. Waas an der Goethe-Universität in Frankfurt, die HR-Abteilung einer Bank, die Arbeitsrechtsabteilung bei Prof. Dr. Lunk in einer amerikanischen Großkanzlei, die Litigation-Abteilung einer britischen Großkanzlei sowie die Außenhandelskammer für Deutschland in Spanien. Anna hat in Frankfurt am Main und Madrid studiert.