Alle Abwesenheiten im Blick.

Verwalte Urlaube, Krankheitstage und weitere Abwesenheiten mit dem Urlaubsplaner von gastromatic

Mit Hilfe der gastromatic-Urlaubsplanung ist es möglich jegliche Art von Abwesenheit übersichtlich in Form eines Balkendiagrammes darzustellen. Zur Verfügung stehen eine Wochen-, Monats- und Jahresansicht. Die Mitarbeiterintegration ermöglicht es Abwesenheitsanträge online einzureichen.

Urlaubsplanung in Excel - das war gestern!

Urlaubsplanung mit Excel ist zwar flexibel und kostenlos, wird aber auch sehr schnell komplex und fehleranfällig. Insbesondere in Gastronomie und Hotellerie spielen die Themen Urlaubsverwaltung und Krankheitstage der Mitarbeiter eine große Rolle und müssen daher korrekt gepflegt sein. Mit dem gastromatic Urlaubsplaner kannst du übersichtlich und einfach beliebige Abwesenheiten (Urlaubstage, Krankheitstage, Weiterbildung, etc.) deiner Mitarbeiter erstellen und verwalten.
Das Beste daran: Die Abwesenheiten werden dir auch automatisch in deinem Dienstplan angezeigt. Das Pflegen einer Excelliste wird dadurch überflüssig.


Urlaubsplanung & Abwesenheitsanträge erstellen

Wie in der untenstehenden Animation zu sehen, kannst du ganz einfach einen Urlaub erstellen. Der eingetragene Urlaub wird dir danach in deinem Urlaubsplaner in Balkenform angezeigt.

Urlaubsplanung und Abwesenheiten einfach in gastromatic einfügen.
  • Status

    Standardmäßig sind die zwei Kategorien „Urlaub“ und „Krankheit“ angelegt. Es können beliebige weitere Kategorien wie „Berufsschule“ oder „Fortbildung“ angelegt werden.

  • Kategorie

    Ist das Häkchen bei „Bezahlt“ gesetzt, wird der gesetzliche Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters automatisch angepasst. So hast du deine Personalplanung immer im Griff!

  • Berechnete bezahlte Tage

    Ist ein Mitarbeiter im Schichtplan eingeteilt, so wird dieser Arbeitseinsatz als Schichtkarte dargestellt. Anfangs- und Endzeiten der Schichten können individuell angepasst werden.


Urlaubsplanung im Detail

Beim Erstellen der Abwesenheiten versorgt dich der Urlaubsplaner von gastromatic mit wichtigen Detailinformationen.

Genehmigter Urlaub

Hier siehst du den bezahlten Urlaubsanspruch, den bereits beanspruchten Urlaub dieses Jahr sowie anteilig davon den bezahlten Urlaub. Daraus resultiert der noch bestehende Resturlaubsanspruch.

Konflikte mit Arbeitseinsätzen

Falls ein Mitarbeiter in dem Zeitraum der Abwesenheit bereits einen Arbeitseinsatz hat, werden dir Konflikte hier im Urlaubsplaner angezeigt. Das ist eine große Entscheidungshilfe beim Annehmen oder Ablehnen eines Urlaubsantrags.

Genehmigte Fehltage in Abwesenheitskategorien

Hier siehst du alle genehmigten Absenzen nach Kategorien aufgelistet. Durch einen Klick auf die Anzahl der Tage werden dir die exakten Termine angezeigt. Am unteren Ende sind alle Tage aufsummiert.

Urlaub & Abwesenheiten im gleichen Zeitraum

Du bekommst an dieser Stelle alle Mitarbeiter angezeigt, die zeitgleich eine genehmigte Abwesenheit haben. Damit verhinderst du, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind.


Abwesenheiten & Urlaubsplanung auf Mitarbeiterseite

Falls gewünscht können die Mitarbeiter deiner Gastronomie sowohl über die Web-App als auch über die Smartphone App die genehmigten Urlaubstage einsehen. Zusätzlich kannst du einstellen, ob deine Mitarbeiter Abwesenheits- & Urlaubsanträge erstellen dürfen. Dieser Antrag bedarf immer einer Genehmigung deinerseits.

  • Anträge abgeben

    Die Abgabe eines Abwesenheitsantrags erfolgt einfach und intuitiv. Die Mitarbeiter aus deinem Restaurant oder Hotel müssen lediglich eine Kategorie und einen Zeitraum auswählen und den Abwesenheitsantrag „abschicken“.

  • Sichtbarkeit

    Jeder Mitarbeiter sieht seine eigene Urlaubsplanung und Abwesenheiten. Ob er auch Abwesenheiten anderer Mitarbeiter sehen kann, lässt sich kategorieweise einstellen.


Urlaubsplanung in Dienstplanung und Auswertung integriert.

Abwesenheiten im Dienstplan

Abwesenheiten in der Schichtplan Vorlage

Die Urlaubsplanung bzw. die Planung sonstiger Abwesenheiten spielen beim Erstellen des Dienstplans eine entscheidende Rolle. Aus diesem Grund werden dir die genehmigten Abwesenheiten als Balken unter den Wochentagen im Dienstplan angezeigt.

Abwesenheiten in der Auswertung

Abwesenheiten in der Arbeitszeitplanung

Die Abwesenheiten werden dir ebenfalls in der gastromatic Fehlzeitenverwaltung angezeigt. Handelt es sich beispielsweise um einen bezahlten Urlaub, so wird das Urlaubsentgelt automatisch berechnet. Es stehen dir zwei verschiedene Berechnungsmethoden zur Auswahl, um das Abwesenheitsentgelt berechnen zu lassen.


Wie viele verschiedene Abwesenheitskategorien kann ich anlegen?
Du kannst zusätzlich zu den zwei standardmäßig eingetragenen Kategorien (Urlaub und Krankheit) beliebig viele Kategorien anlegen.
Kann ich wiederholende Abwesenheiten erstellen?
Ja. Du kannst beim Anlegen einer Abwesenheit festlegen, ob diese wöchentlich wiederholt werden soll. Dies bietet sich vor allem bei Azubis an, die zur Berufsschule müssen oder auch bei Teilzeitangestellten mit festen freien Tagen.
Was passiert, wenn mein Mitarbeiter schon im Dienstplan steht und er sich spontan krank meldet?
Im Dienstplan wird ein Konflikt für den entsprechenden Arbeitseinsatz erstellt. Das wird dadurch ersichtlich, dass sich der Arbeitseinsatz rot färbt und ein Flugzeugsymbol neben dem Namen erscheint.
Kann ich für bestimmte Tage im Jahr eine Urlaubssperre anlegen?
Ja. Du kannst betriebsabhängig festlegen, an welchen Tagen kein Mitarbeiter in den Urlaub gehen darf.
Kann ich für meine Betriebs- oder Arbeitsbereichsleiter verschiedene Berechtigungen vergeben?
Du kannst innerhalb der Fehlzeitenerfassung für jeden Mitarbeiter einstellen, was er von anderen Mitarbeitern sehen darf und was nicht.