Der gastromatic Auftragsver­arbeitungsvertrag

Damit du in Sachen Datenschutz & gastromatic ganz gelassen auf der sicheren Seite bist, machen wir es dir so leicht wie möglich: Wir schließen mit dir einen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bitte fülle dazu das untenstehende Formular aus und willige in unsere Vertragsbedingungen ein – der Rest geht automatisch. Du kannst dir im Anschluss deinen Auftragsverarbeitungsvertrag direkt herunterladen.

1. Angaben deiner Firma

2. Erklärung

Vertrag zur Auftragsverarbeitung i. S. d. Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Zusammenhang mit der Nutzung der internetbasierten Planungs- und Verwaltungssoftware gastromatic

zwischen der:

Firmenname - Straße Hausnummer - PLZ Stadt - Kunden-Nr.

Vertreten durch:

Vorname Nachname

Elektronisch erstellt über folgende IP-Adresse:

und der

vertical cloud solution GmbH - Kasinostraße 60 - 64293 Darmstadt

- nachstehend Auftragnehmer genannt -

Präambel

Dieser Vertrag konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der vertical cloud solution GmbH in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers, oder durch den Auftragnehmer Beauftragte, personenbezogene Daten ("Daten") des Auftraggebers verarbeiten.

§ 1 Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

Aus dem Vertrag ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen können insbesondere folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung sein:

1. Stammdaten

Art und Zweck der Verarbeitung:

Personalnummer, Sozialversicherungsnummer, Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsname, E-Mail-Adresse, Wohnanschrift (Straße, Hausnummer, Stadt und PLZ), Geburtstag, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Telefon- und Mobilfunknummer, Krankenkasse, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, selbst definierte Personeneigenschaften, Schulabschluss, Ausbildungsabschluss, Steuerklasse, Anzahl Kinder, Konfession.
Zweck:
Digitale Personalverwaltung, Erstellung der Lohnabrechnung.

Betroffene Personen:

Mitarbeiter und sonstige freie Mitarbeiter des Auftraggebers sowie der Auftraggeber selbst.


2. Anstellungsverhältnis

Art und Zweck der Verarbeitung:

Anzahl der Stunden pro Woche/Monat (vereinbart), Lohn (stündlich, monatlich), Zuschläge (Art, Anzahl), Überstunden, Guttage, Fehlzeiten wegen Urlaub, Arbeitsunfähigkeit, Berufsschule, Studium, Schwangerschaft, Erziehungsurlaub.
Zweck:
Lohnabrechnung vorbereiten

Betroffene Personen:

Mitarbeiter und sonstige freie Mitarbeiter des Auftraggebers sowie der Auftraggeber selbst.


3. Dienstpläne

Art und Zweck der Verarbeitung:

Anzahl und Zeitraum der geplanten Arbeits- und Pausenzeiten, geplanter kalkulatorischer Lohn (stündlich, monatlich), geplante Zuschläge (Art, Anzahl), geplante Überstunden, geplante Guttage, geplante Fehlzeiten wegen Urlaub, Arbeitsunfähigkeit, Berufsschule, Studium, Schwangerschaft, Erziehungsurlaub, geplante Anzahl zuschlagsberechtigter Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Zweck:
Erstellung von digitalen Dienstplänen.

Betroffene Personen:

Mitarbeiter und sonstige freie Mitarbeiter des Auftraggebers sowie der Auftraggeber selbst.


4. Bewegungsdaten

Art und Zweck der Verarbeitung:

Anzahl und Zeitraum geleisteter Arbeitszeit, erarbeiteter Lohn (stündlich, monatlich), erarbeitetet Zuschläge (Art, Anzahl), Überstunden, Guttage, Fehlzeiten wegen Urlaub, Arbeitsunfähigkeit, Berufsschule, Studium, Schwangerschaft, Erziehungsurlaub, Anzahl zuschlagsberechtigter Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
Zweck:
Dokumentation der Arbeitszeiten, Erstellung der Lohnabrechnung.

Betroffene Personen:

Mitarbeiter und sonstige freie Mitarbeiter des Auftraggebers sowie der Auftraggeber selbst.


5. Lichtbild

Art und Zweck der Verarbeitung:

Bildaufnahme (optional) der Person bei jedem Ein- und Ausstempeln (Zeiterfassung). Aufnahme wird nach Bestätigung der Arbeitszeit gelöscht.
Zweck:
Nachweis geleistete Arbeitszeit.

Betroffene Personen:

Mitarbeiter und sonstige freie Mitarbeiter des Auftraggebers sowie der Auftraggeber selbst.


6. Standort

Art und Zweck der Verarbeitung:

Anzahl und ZeitrStandort (optional) der Person bei jedem Ein- und Ausstempeln (Zeiterfassung). Standort wird nach Bestätigung der Arbeitszeit gelöscht.
Zweck:
Nachweis geleistete Arbeitszeit

Betroffene Personen:

Mitarbeiter und sonstige freie Mitarbeiter des Auftraggebers sowie der Auftraggeber selbst.

Die Laufzeit dieser Anlage richtet sich nach der Laufzeit des Vertrages.


§ 2 Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit
  1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Vertrag und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).
  2. Die Weisungen werden anfänglich durch den Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

§ 3 Pflichten des Auftragnehmers
  1. Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten, außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.
  2. Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz- Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten. Für die Einhaltung der vereinbarten Schutzmaßnahmen und deren geprüfte Wirksamkeit wird auf die vorliegenden Unterlagen und Dokumente verweisen, deren Vorlage dem Auftragnehmer für den Nachweis geeigneter Garantien ausreicht (Vgl. Anlage Technisch-organisatorische Maßnahmen). Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.
  3. Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.
  4. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.
  5. Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.
  6. Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.
  7. Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.
  8. Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
  9. Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen. Entstehen zusätzliche Kosten durch abweichende Vorgaben bei der Herausgabe oder Löschung der Daten, so trägt diese der Auftraggeber.
  10. Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

§ 4 Pflichten des Auftraggebers
  1. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
  2. Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend.
  3. Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallenden Datenschutzfragen.

§ 5 Anfragen betroffener Personen
  1. Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

§ 6 Nachweismöglichkeiten
  1. Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesem Vertrag niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.
  2. Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht. Der Auftraggeber stimmt der Benennung eines unabhängigen externen Prüfers durch den Auftragnehmer zu, sofern der Auftragnehmer eine Kopie des Auditberichts zur Verfügung stellt. Für die Unterstützung bei der Durchführung einer Inspektion darf der Auftragnehmer eine Vergütung verlangen. Der Aufwand einer Inspektion ist für den Auftragnehmer grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.
  3. Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

§ 7 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)
  1. Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat.
  2. Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.

Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung folgender Subunternehmer durchgeführt:


Root360 GmbH, Beethovenstraße 35, 04107 Leipzig

  • Implementierung und Betrieb Cloud Hosting auf Basis von Amazon Web Services (AWS)

Easybill

  • Anfertigen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen

Zoho

  • Verwaltung von Kunden- und Interessentenkontakten inkl. Aufgabenmanagement für Kundenbetreuung und Vertrieb.

Intercom

  • Kommunikations-, Feedback- und Supporttool inkl. Helpdesk

Vor der Hinzuziehung weiterer oder der Ersetzung aufgeführter Subunternehmer holt der Auftragnehmer die Zustimmung des Auftraggebers ein, wobei diese nicht ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund verweigert werden darf. Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.


§ 8 Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl
  1. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher « im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.
  2. Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile - einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers - bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem elektronischen format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingung handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
  3. Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Anlage zum Datenschutz den Regelungen des Vertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Anlage unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Anlage im Übrigen nicht.
  4. Es gilt deutsches Recht.

§9 Haftung und Schadensersatz
  1. Eine zwischen den Parteien im Leistungsvertrag (Hauptvertrag zur Leistungserbringung) vereinbarte Haftungsregelung gilt auch für die Auftragsverarbeitung, außer soweit ausdrücklich etwas anderes vereinbart.

Anlage - Technisch-organisatorische Maßnahmen

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Zutrittskontrolle

Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, z.B.: Magnet- oder Chipkarten, Schlüssel, elektrische Türöffner, Werkschutz bzw. Pförtner, Alarmanlagen, Videoanlagen;

Zugangskontrolle

Keine unbefugte Systembenutzung, z.B.: (sichere) Kennwörter, automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;

Zugriffskontrolle

Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B.: Berechtigungskonzepte und bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen;

Trennungskontrolle

Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, z.B. Mandantenfähigkeit, Sandboxing, Trennung von Produktiv-, Test- und Entwicklungsumgebungen;

Pseudonymisierung (Art.32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen;

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Weitergabekontrolle

Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Speicherung, Übertragung oder Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;

Eingabekontrolle

Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert, kopiert oder entfernt worden sind, z.B.: Protokollierung, Dokumentenmanagement;

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Verfügbarkeitskontrolle

Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site), Redundanz- und/oder Havarie-Konzepte, unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall, Meldewege und Notfallpläne;
rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO);
Rückholbarkeit sämtlicher Daten.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

  • Datenschutz-Management;
  • Incident-Response-Management;
  • datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO);
  • Auftragskontrolle;
    Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, z.B.: eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.

Auftragnehmer: vertical cloud solution GmbH

Vertreten durch:

Florian Klima, Geschäftsführer

Auftraggeber: Firmenname

Elektronisch erstellt über folgende IP-Adresse:

Zeitpunkt der Erstellung:

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Vorname Nachname

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